第一章 总则
第一条 為(wèi)了促进泛海公益基金会建立专业、规范的运营、管理(lǐ)模式，提高泛海公益基金会公文(wén)处理(lǐ)质量和效率，使公文(wén)处理(lǐ)工作规范化、制度化、科(kē)學(xué)化，现结合实际，制定本制度。
第二条 公文(wén)（含纸质文(wén)件和OA電(diàn)子文(wén)件）是基金会在工作过程中形成的具有(yǒu)权威性、工作约束力和规范體(tǐ)式的文(wén)书；是基金会开展工作的重要工具。
第三条 公文(wén)处理(lǐ)是指公文(wén)的拟制、办理(lǐ)、管理(lǐ)等一系列相互关联衔接有(yǒu)序的工作。
第四条 公文(wén)处理(lǐ)应坚持实事求是、精简高效、安全保密的原则，做到及时、准确、安全、统一。
第五条 基金会办公室為(wèi)公文(wén)管理(lǐ)机构，负责公文(wén)管理(lǐ)工作。其他(tā)部门要相互配合，共同做好公文(wén)处理(lǐ)工作。全體(tǐ)工作人员要严格执行本制度。
第六条 基金会领导应高度重视公文(wén)处理(lǐ)工作，并加强对公文(wén)处理(lǐ)工作的领导和检查。
第二章 公文(wén)种类
第七条 常用(yòng)公文(wén)种类主要包括：
（一）指挥性公文(wén)
1. 决定
适用(yòng)于安排重要事项或者重大行动，奖惩有(yǒu)关部门及人员，变更或者撤销下级不适当决定的事项。
2. 决议
适用(yòng)于经过会议讨论通过并要求有(yǒu)关单位或个人贯彻执行的事项。
3. 批复
适用(yòng)于答(dá)复下级请示事项。
（二）知照性公文(wén)
1. 通知
适用(yòng)于传达需要办理(lǐ)、执行或周知的事项，适用(yòng)于发布规章制度、批转和转发公文(wén)。
2. 通报
适用(yòng)于在一定范围内公布应该遵循或者周知的事项。
3. 函
适用(yòng)于不相隶属单位之间相互商(shāng)洽工作、询问和答(dá)复问题，请求批准和答(dá)复审批事项。
（三）报请性公文(wén)
1. 报告
适用(yòng)于向上级单位汇报工作、反映情况，答(dá)复上级单位的询问。
2. 请示
适用(yòng)于向上级单位请求指示、批准。
3. 简报
适用(yòng)于汇报工作、交流信息、指导工作、宣传教育等事项。
（四）其他(tā)公文(wén)
1. 议案
适用(yòng)于提请审议事项、提请审议重大方案、提议审议人员任免的事项。
2. 意见
适用(yòng)于提出执行意见，要求批转执行或提供参考意见的事项。
3. 会议纪要
适用(yòng)于记载、传达会议情况和议定事项。
第八条 其他(tā)计划性、记录性、经济类、讲话类、合同类及日常各类公文(wén)，应参照本制度规定并结合日常规范行文(wén)。
第三章 公文(wén)格式
第九条 公文(wén)一般由秘密等级、紧急程度、发文(wén)单位标识、发文(wén)字号、签发人、标题、主送单位、正文(wén)、附件说明、成文(wén)日期、印章、附注、主题词、抄报单位、抄送单位、印发单位、印发日期和页码等组成。
（一） 密级分(fēn)為(wèi)“绝密”、“机密”、“秘密”三个层次。涉及基金会秘密的公文(wén)，应当标明密级和保密期限，其中“绝密”、“机密”公文(wén)应当标明份数、序号。
（二） 紧急公文(wén)应当根据紧急程度，分(fēn)别标明“特急”、“急件”。
（三） 发文(wén)单位标识应当使用(yòng)发文(wén)单位全称加“文(wén)件”二字组成，联合发文(wén)，主办单位排列在前。
（四） 发文(wén)字号应当包括单位代字、年份、序号。联合行文(wén)，只标明主办单位发文(wén)字号(见附件1)。
（五） 公文(wén)标题应当准确简要地概括公文(wén)的主要内容并标明公文(wén)种类。公文(wén)标题中除规章制度名称加书名号外，一般不用(yòng)标点符号。
（六） 主送单位公文(wén)的主要受理(lǐ)单位，应当使用(yòng)全称或者规范化简称、统称。
（七） 正文(wén)。公文(wén)的主體(tǐ)，用(yòng)来表述公文(wén)的内容。印发、转发公文(wén)的，印发转发的内容应当作為(wèi)正文(wén)，不标注為(wèi)附件。
（八） 公文(wén)中如有(yǒu)附件，应当注明附件顺序和名称，应当标注在正文(wén)之后，成文(wén)日期之前。
（九） 公文(wén)除“会议纪要”外，应当加盖相关印章。联合上报的公文(wén)，由主办单位加盖印章；联合下发的公文(wén)，发文(wén)单位都应加盖印章。
（十） 成文(wén)日期以负责人签发的日期為(wèi)准；联合行文(wén)以最后签发单位负责人的签发日期為(wèi)准；经会议讨论通过的公文(wén)，以会议通过日期為(wèi)准。
（十一） 公文(wén)如有(yǒu)附注（需要说明的其他(tā)事项），应当加括号标注。报送有(yǒu)关主管单位的公文(wén)，应当在附注中注明联系人姓名和電(diàn)话。
（十二）主题词是用(yòng)于揭示公文(wén)内容，便于检索查询的规范词。主题词标引一般不超过5个，标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映内容的词，再标反映形式的词。
（十三）抄报单位指除主送单位外需要知晓公文(wén)的其他(tā)上级单位，应当使用(yòng)全称或者规范化简称、统称。
（十四） 抄送单位指除主送单位外需要执行或者知晓公文(wén)的其他(tā)有(yǒu)关单位，应当使用(yòng)全称或者规范化简称、统称。
（十五） 公文(wén)的版式按照《公文(wén)格式》（见附件2）和《公文(wén)样式1---样式3》标准执行。
第十条 除特殊需要外，公文(wén)用(yòng)纸一般采用(yòng)标准A4型纸张（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文(wén)用(yòng)纸大小(xiǎo)，根据实际需要确定。
第十一条 公文(wén)使用(yòng)的汉字、数字、外文(wén)字符、计量单位和标点符号等，按照國(guó)家标准和规定执行。
第四章 行文(wén)规则
第十二条 行文(wén)应当确有(yǒu)必要，注重效用(yòng)。
第十三条 基金会内设部门除办公室外不得对外行文(wén)。行文(wén)关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文(wén)。若遇以下特殊情况，可(kě)以越级行文(wén)：
（一）情况紧急、特殊，逐级上报将延误时机造成重大损失的问题。
（二）上级主管部门指定可(kě)以越级上报的问题。
上述越级行文(wén)，应同时抄报越过的上级主管部门，以便上级主管部门了解情况，协助办理(lǐ)。
第十四条 平行单位可(kě)以联合行文(wén)，联合行文(wén)应当明确主办单位。
第十五条 联合行文(wén)一般由主办单位首先签署意见，协办单位依次会签，特殊情况可(kě)通过传真等形式会签。
联合行文(wén)的各单位之间对有(yǒu)关问题未经协商(shāng)一致，不得各自行文(wén)。如擅自行文(wén)，上级单位或者公文(wén)管理(lǐ)部门有(yǒu)权责令纠正或者撤销。
第十六条 向下级单位或者本基金会的重要行文(wén)，应同时抄报直接上级单位。
第十七条 请示的公文(wén)应一文(wén)一事，一般只写一个主送单位，如需同时送其他(tā)单位，应用(yòng)抄送形式，但不得抄送其下级单位。
第十八条 报告等非请示公文(wén)中不得夹带请示事项。
第五章 发文(wén)办理(lǐ)
第十九条 发文(wén)办理(lǐ)是指制发公文(wén)的过程，包括草(cǎo)拟、审核、签发、复核、缮写、印制、用(yòng)印、登记、分(fēn)发等程序。
第二十条 草(cǎo)拟公文(wén)应做到：
（一）符合國(guó)家的法律、法规及其他(tā)有(yǒu)关规定，符合基金会的规章制度。
（二）观点明确，条理(lǐ)清晰，内容真实，结构严谨，表述正确，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三）公文(wén)的文(wén)种应当根据行文(wén)目的、发文(wén)单位的职权和与主送单位的行文(wén)关系确定。
（四）拟制紧急公文(wén)，应当體(tǐ)现紧急原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（五）人名、地名、数字、引文(wén)正确。引用(yòng)公文(wén)应当先引标题，后引发文(wén)字号。引用(yòng)外文(wén)应当注明中文(wén)含义，日期应当写明具體(tǐ)年、月、日。
（六）结构层次序数，第一层為(wèi)“一、”，第二层為(wèi)“（一）”，第三层為(wèi)“1.”，第四层為(wèi)“（1）”。
（七）文(wén)内使用(yòng)非规范化简称，应当先用(yòng)全称并注明简称。使用(yòng)國(guó)际组织外文(wén)名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文(wén)译名。
（八）公文(wén)中的数字，除成文(wén)日期、部分(fēn)结构层次序数和词、词组、惯用(yòng)语、缩略语、具有(yǒu)修辞色彩语句中作為(wèi)词素的数字必须使用(yòng)汉字外，应当使用(yòng)阿拉伯数字。
第二十一条 拟制公文(wén)，对涉及其他(tā)单位职权范围内的事项，主办单位应当主动与有(yǒu)关单位协商(shāng)，取得一致意见后方可(kě)行文(wén)；如有(yǒu)分(fēn)歧，主办单位的主要负责人应当先出面协调，仍不能(néng)取得一致时，主办单位可(kě)以列明各方理(lǐ)由，提出建设性意见，并与有(yǒu)关单位会签后报送上级单位协调或裁定。
第二十二条 公文(wén)报送基金会领导签发前，应当由基金会办公室进行审核，审核重点：是否确需行文(wén)，行文(wén)方式是否妥当，是否符合行文(wén)规则和拟制公文(wén)的有(yǒu)关要求，公文(wén)格式等是否符合本制度的有(yǒu)关规定。
第二十三条 以基金会理(lǐ)事会、基金会名义制发的公文(wén)，由基金会副秘书長(cháng)、秘书長(cháng)、主管领导审核，由理(lǐ)事長(cháng)或副理(lǐ)事長(cháng)签发。
第二十四条 公文(wén)正式印制前，文(wén)秘人员应当对文(wén)件进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。公文(wén)复核无误，由文(wén)秘人员按规定统一编号；经复核需要对文(wén)稿进行实质性修改的，应按程序复审。
第二十五条 基金会办公室应指定专人负责公文(wén)递送，领取人需在《发文(wén)单》上签署姓名、日期。
第二十六条 异地公文(wén)往来，可(kě)采用(yòng)传真方式，如有(yǒu)必要，再邮寄原件，同时在《发文(wén)单》上记录。密级文(wén)件经基金会领导同意后方可(kě)邮寄。
第二十七条 以基金会名义对外报送的公文(wén)，应使用(yòng)印有(yǒu)基金会标识的专用(yòng)纸张。
第六章 收文(wén)办理(lǐ)
第二十八条 收文(wén)办理(lǐ)是指收到公文(wén)后办理(lǐ)的过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第二十九条 收到公文(wén)后，收文(wén)人员填写《公文(wén)处理(lǐ)单》，及时提出拟办意见，阅件需附《文(wén)件传阅单》。需两个或两个以上部门办理(lǐ)的公文(wén)应当明确主办部门。紧急公文(wén)应当明确办理(lǐ)时限，并及时报送。
第三十条 各承办部门或人员收到交办的公文(wén)后应当及时办理(lǐ)，不得延误、推诿。紧急公文(wén)应当按时限要求办理(lǐ)。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理(lǐ)的，应当及时退回交办部门并书面说明理(lǐ)由。
第三十一条 公文(wén)办理(lǐ)中遇到涉及其他(tā)部门职权的事项，主办部门或人员应当主动与有(yǒu)关部门协商(shāng)；如有(yǒu)分(fēn)歧，主办部门的主要负责人应出面协调，仍不能(néng)取得一致时，主办单位可(kě)以列明各方理(lǐ)由，提出建设性意见，并与有(yǒu)关单位会签后报送上级单位协调或裁定。
第三十二条 审批公文(wén)时，对有(yǒu)具體(tǐ)请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他(tā)审批人圈阅视為(wèi)同意；没有(yǒu)请示事项的，圈阅表示已阅知。
第三十三条 送基金会领导批示或者交有(yǒu)关部门办理(lǐ)的公文(wén)，文(wén)秘人员要按照规定的时限及时催办。
第七章 公文(wén)归档
第三十四条 公文(wén)办理(lǐ)完毕后，应当根据档案管理(lǐ)制度的有(yǒu)关规定及时整理(lǐ)（立卷）、归档。
个人不得保存应当归档的公文(wén)。
第三十五条 归档范围内的公文(wén)，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(lǐ)（立卷），要保证归档公文(wén)的齐全、完整，能(néng)正确反映基金会的主要工作情况，便于保管和利用(yòng)。归档的公文(wén)要确定保管期限。
第三十六条 联合办理(lǐ)的公文(wén)，原件由主办单位整理(lǐ)（立卷）、归档，其他(tā)单位根据文(wén)件内容可(kě)选择保存复印件或其他(tā)形式的公文(wén)副本。
第三十七条 本单位负责人兼任其他(tā)单位职務(wù)，在履行所兼职務(wù)职责过程中形成的公文(wén)，由其兼职单位整理(lǐ)（立卷）、归档。
第三十八条 拟制、修改和签批的公文(wén)，书写及所用(yòng)纸张和字迹材料必须符合存档要求。书写应使用(yòng)黑色或蓝黑色毛筆(bǐ)、钢筆(bǐ)或签字筆(bǐ)，签字处需本人手签，不得打印或使用(yòng)名章。
第八章 公文(wén)管理(lǐ)
第三十九条 基金会公办公室要不断完善公文(wén)管理(lǐ)的各项制度。
第四十条 基金会内部通用(yòng)的各类公文(wén)表格不得随意改动，新(xīn)启用(yòng)或修改的表格应报基金会领导审批，印发启用(yòng)通知后方可(kě)使用(yòng)。
第四十一条 基金会与各相关联单位的公文(wén)往来由基金会办公室负责。
第四十二条 公文(wén)复印件作為(wèi)正式文(wén)件使用(yòng)时，应当加盖复印单位印章。
第四十三条 公文(wén)被撤销，视為(wèi)自始不产生效力；公文(wén)被废止，视為(wèi)自废止之日起不产生效力。
第四十四条 不具备存档和存查价值的公文(wén)，经过鉴别并报基金会领导批准后，方可(kě)销毁。
第四十五条 销毁秘密公文(wén)应当到指定地点由二人以上监销，保证不丢失、不漏销，其中销毁绝密公文(wén)应当进行登记。
工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用(yòng)的公文(wén)按照有(yǒu)关规定移交、清退。
第九章 附则
第四十六条 公文(wén)处理(lǐ)中涉及電(diàn)子文(wén)件的有(yǒu)关规定另行制定。
第四十七条 接听公務(wù)電(diàn)话要有(yǒu)電(diàn)话记录。電(diàn)话记录处理(lǐ)办法按照公文(wén)处理(lǐ)规定办理(lǐ)。
第四十八条 基金会办公室对上级单位和本基金会下发公文(wén)的贯彻落实情况应当进行监督检查，督促落实。
第四十九条 本制度由基金会办公室负责解释。
第五十条 本制度自印发之日起执行。